Onboarding pracownika online. Jak wdrożyć nową osobę do pracy bez wychodzenia z domu?

Onboarding pracownika online do wyzwanie dla wielu przedsiębiorców. Ze względu na epidemię COVID-19 liczne firmy wstrzymały procesy rekrutacyjne. Jednak nie każdy pracodawca może pozwolić sobie na rezygnację z zatrudniania nowych osób. Dotyczy to m.in. firm z branży technologicznej czy IT, gdzie kryzys na rynku pracy nie spowodował znaczącego spadku obrotów.

– Nie jest zaskoczeniem, że wiele firm w wyniku niepewności spowodowanej pandemią, zdecydowało się całkowicie wstrzymać zatrudnianie nowych osób. Jednak organizacje, które nie mogły lub nie chciały tego zrobić, szybko musiały przystosować się do nowej rzeczywistości – tłumaczy Magdalena Kamińska, Finance & Professional Services Recruitment Manager w People.

Onboarding pracownika, czyli wdrażanie nowo zatrudnionej osoby do pracy, często wiąże się z koniecznością organizacji szkoleń. Jeszcze przed epidemią COVID-19 niektóre firmy, np. z branży IT, przysposabiały pracowników do pracy zdalnie. Teraz muszą dołączyć do nich przedsiębiorcy, którzy ze względów bezpieczeństwa po raz pierwszy zlecili pracownikom home office.

Dużą barierą dla biznesu jest brak znajomości narzędzi koniecznych do przeprowadzenia onboardingu pracownika online. O ile rekruterzy pozyskujący pracowników do firm z branży IT, mediów czy do pracy w dużych, międzynarodowych korporacjach, biegle posługują się komunikatorami do wideo konferencji, takimi jak Zoom czy Skype, o tyle niektórzy pracownicy działów HR musieli przestawić się na narzędzia, z których wcześniej nie korzystali.

- Kluczowym wyzwaniem dla wielu organizacji, szczególnie tych mniejszych, nieposiadających rozbudowanego działu HR lub działających w oparciu o tradycyjne narzędzia, było szybkie wdrożenie innowacji oraz unowocześnienie procesów – dodaje Magdalena Kamińska – tłumaczy Magdalena Kamińska.

Rozmowy rekrutacyjne online nie są nowością, natomiast przed wybuchem pandemii firmy rzadziej decydowały się na onboarding pracownika online. Kierownicy czy leaderzy zespołu często chcieli poznać nowo zatrudnioną osobę i jej styl pracy osobiście. Dopiero zamknięcie zakładów pracy zmusiło je do poszukiwania nowych rozwiązań.

– Onboarding z roku na rok zyskiwał na znaczeniu dla ekspertów z branży HR. Wielu z nich już od jakiegoś czasu zwracało uwagę na innowacje i nowinki technologiczne jako ciekawy sposób urozmaicenia procesu wdrażania nowych pracowników. Jednak do tej pory stanowiło to wyłącznie atrakcyjny dodatek do tradycyjnych metod przekazywania wiedzy – mówi Magdalena Kamińska.

Obecnie na rynku można znaleźć wiele narzędzi, które pomagają wdrożyć pracownika do pracy zdalnie. Są to:

• komunikatory internetowe, np. Google Hangouts
• interaktywne nagrania instruktażowe
• grywalizacja (wykorzystywanie schematów i mechanizmów znanych z gier poza grami)
• platformy e-learningowe
• testy sprawdzające wiedzę
• aplikacje do komunikacji dla pracowników, np. Slack

Nadal nie wszytko możemy zrobić online, mimo że takie organizacje, jak Konfederacja Lewiatan, postulują dopuszczenie przez ustawodawców możliwości stosowania dokumentów w postaci elektronicznej do załatwiania spraw pracowników w internecie. Obieg umów, pism i wniosków mógłby mieć miejsce w internecie.

Mimo braku odpowiednich przepisów nawet w obecnej sytuacji niektóre formalności jesteśmy w stanie dopełnić bezkontaktowo. Kurier może przywieźć przyszłemu pracownikowi umowę i dokumenty do podpisania, a nawet – służbowego laptopa i telefon. Natomiast zapoznanie z zespołem może nastąpić podczas video calla, nawet na Messengerze.

Onboarding pracownika online jest ciekawym rozwiązaniem dla przedsiębiorstw o rozproszonej strukturze. Dobrą praktyką stosowaną w ramach onboardingu pracownika online są indywidualne rozmowy nowego członka załogi z pracownikami. Takie 1-2-1 ułatwiają nawiązanie więzi z członkami zespołu i pomagają zrozumieć cele organizacji.

Nic nie stoi również na przeszkodzie, aby pozostać w stałym kontakcie z przełożonym i współpracownikami. Jeszcze przed wybuchem pandemii dominującym kanałem komunikacji w wielu firmach były wewnętrzne aplikacji, programy do komunikacji i media społecznościowe, a w dalszej kolejności – mail i telefon.

Magdalena Kamińska z People poleca następujące narzędzia:

• Skype, WhatsApp, Zoom, Clickmeeting, Facebook Messenger, Google Hangouts, Viber Messenger i Microsoft Teams
• Confluence, Google Suite, Slack, Mattermost
• Screencast

Rząd rozpoczął luzowanie obostrzeń spowodowanych epidemią COVID-19, ale w dalszym ciągu wiele osób pracuje zdalnie. Od 4 maja do pracy mogą pójść:

• pracownicy hoteli i miejsc hotelowych
• osoby zatrudnione w galeriach handlowych
• rehabilitanci
• pracownicy wybranych instytucji kultury, np. muzeów

Od 6 maja do pracy mogą pójść pracownicy:

• żłobków
• przedszkoli

Nadal rozpoczęcie pracy w wielu zawodach wiąże się z koniecznością przeprowadzenia onboardingu online. Jego jakość ma wpływ na efektywność pracy nowych pracowników. Warto zainwestować czas i pieniądze na wdrożenie danej osoby do pracy, a wysiłek zwróci się z nawiązką, przekładając się na lepsze wyniki.