Firmy będą miały więcej czasu na dołączenie do Krajowego Systemu e-Faktur. Kiedy będzie to obowiązkowe?

Krajowy System e-faktur, czyli tzw. KSeF to narzędzie umożliwiające wystawianie oraz udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. Początkowo elektroniczne faktury będą funkcjonowały jako jedna z możliwych form dokumentowania transakcji, jednak docelowo staną się obowiązkowe.

KSeF to narzędzie, z którego mogą korzystać:

• przedsiębiorcy zarejestrowani jako podatnicy podatku VAT,
• przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT,
• podatnicy zidentyfikowani do procedury unijnej OSS z identyfikatorem podatkowym NIP.

Obecnie z udostępnionej wersji KSeF korzysta zaledwie 90 podmiotów z około 1,9 mln podatników VAT. Wkrótce to się zmieni.

Ministerstwo Finansów w najbliższych tygodniach opublikuje projekt zmian dotyczący KSeF. Kluczowa z nich zakłada, że obowiązek korzystania z e-faktur zacznie obowiązywać od 1 lipca 2024 roku. Zapowiadane przesunięcie o pół roku ma pomóc przedsiębiorcom, którzy dzięki temu będą mieli więcej czasu na dołączenie do systemu.

Po wejściu w życie nowy obowiązek obejmie wszystkie podmioty. Tylko podatnicy wykonujący dostawy/usługi zwolnione z VAT lub zwolnieni podmiotowo z VAT będą stosowali KSeF obowiązkowo od 1 stycznia 2025 roku.

KSeF został zaproponowany 15 miesięcy temu i jest to długi czas, aby rozpocząć przygotowania do przestawienia się na e-faktury a przesunięcie kolejny raz terminu obowiązkowego stosowania KSeF nie wpływa motywująco na determinację do działania. Podatników trochę tłumaczy dotychczasowe podejście Ministerstwa Finansów, które unikało jednoznacznych deklaracji co do zasad funkcjonowania KSeF w okresie obligatoryjnym. Miejmy nadzieję, że wkrótce w dzienniku ustaw zobaczymy wersję ostateczną i niezmienną - komentuje Michał Sosnowski, Business Development Director w Exorgio-Upos.

KSeF prawdopodobnie nie obejmie faktur konsumenckich B2C lub będą one dobrowolne. Wykluczone z systemu będą również bilety (samolot, kolej) lub opłaty za autostrady. Faktury fiskalne (faktury VAT wystawiane na kasie rejestrującej) będą mogły być wystawiane rok po wejściu w życie obowiązku KSeF, ale bez konieczności przekazywania do systemu.

Po 1 lipca 2025 podatnik np. sklep będzie musiał albo wystawiać faktury poza kasą rejestrującą albo wystawiać paragon z NIP (na dowolną kwotę) i do paragonu wystawiać fakturę VAT (w obu przypadkach z obowiązkiem wysyłki do KSeF). Kierunkiem, który się dynamicznie rozwija jest odejście od papierowych paragonów co widzimy najbardziej w ramach fiskalizacji zamówień e-com. Tutaj bardzo dobrze sprawdza się nasz E-paragon+, który obejmuje pełny cykl życia elektronicznego paragonu - dodał Michał Sonsowski.

Kary za niedołączenie do KSeF mają być proporcjonalne do wykroczenia. Początkowo minimalny próg miał wynosić 1000 złotych za brak wystawienia faktury w systemie, lecz ostatecznie zrezygnowano z tego pomysłu. Oprócz trybu awaryjnego samego KSeF będzie też możliwy tryb awarii po stronie podatnika. W tej sytuacji będzie możliwe wystawienie faktury poza systemem, pod warunkiem przekazania jej do KSeF w ciągu doby. 

Należy pochwalić Ministerstwo Finansów za rozszerzenie trybu awaryjnego z KSeF na systemy IT podatników, bo przecież awarie informatyczne zdarzają się nie tylko w rządowych rozwiązaniach. Co prawda w przypadku awarii swoich systemów podatnik ma 7-krotnie krótszy czas na uzupełnienie faktury ustrukturyzowanej w KSeF, ale i tak jest to spore ułatwienie dla przedsiębiorców - podkreśla ekspert.

Ostateczna wersja projektu dotyczącego KSeF zostanie opublikowana na przełomie lutego i marca 2023 roku. W lipcu ścieżka legislacyjna zostanie zakończona i od tego momentu rząd rozpocznie prowadzenie intensywnej kampanii informacyjnej. W lipcu 2024 roku obowiązek e-faktur zostanie wdrożony.